关于在“新OA系统”中试用采购招标及合同审核相关业务流程的通知

发布时间: 2017-09-13 浏览次数: 13

各二级单位、职能部门:

为进一步加强采购招标及合同审核流程管理,提高服务效率,在相关单位、部门的大力支持下,采购招标管理办公室在新版协同办公自动化系统(以下简称“新OA系统”)中增设了采购招标项目登记、采购文件会签、集中采购项目合同会签、非集中采购项目合同审定四个业务流程。经研究并报领导批准,自本通知发布之日起,请各单位在开展采购招标及合同审核相关工作时统一在OA系统进行上述流程操作,具体操作步骤详见附件《办公自动化系统采购招标及合同审核相关流程使用说明》。各单位、部门在试用过程中如有改进意见或建议,请与采购招标管理办公室傅亚宁同志联系,电话:85866540

 

采购招标管理办公室

2017913日  

附件:

办公自动化系统采购招标及合同审核相关流程使用说明

为进一步提高服务效率、加强流程管理,在新版协同办公自动化系统(以下简称“新OA系统”)中增加了四个采购招标管理办公室相关流程,现将四个流程的操作使用逐一进行说明:

一、采购招标项目登记申请流程

采购招标项目登记申请流程的发起人为使用单位采购项目经办人。

1、使用单位采购项目经办人在新OA系统中填写南京邮电大学采购招标项目登记表,并将填写完整的登记表推送至使用单位采购项目负责人审批;

2、使用单位采购项目负责人审核同意后推送至使用单位部门负责人审批;

3、使用单位部门负责人审核同意后返回使用单位采购项目经办人;

4、使用单位采购项目经办人将登记表推送至承办单位经办人办理;

5、承办单位经办人推送至承办单位负责人审批;

6、承办单位负责人审批后推送至财务处负责人审批;

7、财务处负责人审批后推送至采购招标管理办公室(以下简称招标办)受理人进行采购招标项目受理和分类编号,该项目的采购招标项目编号及项目进行状态在OA系统中都能够查询显示。

 

二、采购文件会签申请流程

 

采购文件会签申请流程的发起人为招标办项目经办人。

1、招标办项目经办人按照采购招标项目登记表中的项目需求编制采购文件,并推送至使用单位采购项目经办人审核;

2、使用单位采购项目经办人审核同意后推送至使用单位采购项目负责人审核,采购项目负责人审核通过后返回使用单位采购项目经办人,使用单位采购项目经办人再推送给招标办项目经办人;

3、招标办项目经办人推送至承办单位、审计处、招标办等相关部门进行会签,会签完成后进行公告。

 

三、集中采购项目合同会签流程

 

采购招标项目合同会签流程的发起人为使用单位采购项目经办人。

1、采购项目经办人在新OA系统中填写南京邮电大学采购招标项目合同会签表,上传合同(需使用采购文件中公布的合同或学校模板合同)并将采购文件、投标文件关键页、承诺书一并上传,如遇进口设备采购需同时上传与外贸代理公司签订的委托代理协议。采购项目经办人将填写完整的会签表和合同推送至采购项目负责人审批;

2、采购项目负责人审核同意后返回给使用单位采购项目经办人,由使用单位采购项目经办人推送至招标办;

3、招标办同时将合同推送给承办单位、审计处、法律顾问等相关单位进行会签;

4、采购招标项目合同会签流程完成后由采购项目经办人持对方签字盖章,校方承办单位负责人签字后的合同到招标办加盖南京邮电大学经济合同专用章

四、非集中采购项目经济合同审定流程

 

2万元及以上、校内集中采购招标限额以下且没有使用学校模板合同的经济合同以及各类续签合同需走非集中采购项目经济合同审定流程。

非集中采购项目经济合同审定流程的发起人为使用单位采购项目经办人。

1、采购项目经办人在新OA系统中填写南京邮电大学经济合同会签表并上传合同与相关支撑材料,将填写完整的会签表和合同推送至采购项目负责人审批;

2、采购项目负责人审核同意后返回给使用单位采购项目经办人,由使用单位采购项目经办人推送至招标办;

3、招标办同时将合同推送给审计处、法律顾问等相关单位进行会签;

4、非集中采购项目经济合同审定流程完成后由采购项目经办人持对方签字盖章,校方承办单位负责人签字后的合同到招标办加盖南京邮电大学经济合同专用章

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