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南京邮电大学校内分散采购管理实施细则(试行)

发布日期:2020-11-23   浏览次数:

第一章  总  则

第一条  为进一步规范校内分散采购行为,明晰校内分散采购的流程和要求,提高采购项目执行效率和经费使用效益,保障采购质量,强化监督管理,根据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等法律法规、《南京邮电大学采购招标管理办法》等校内制度的规定,结合学校实际,制定本细则。

第二条  本细则所指“校内分散采购”,是指项目单位自行组织实施、采购校内集中采购目录外且预算金额在校内集中采购限额标准以下的货物、工程、服务的行为。

第三条  本细则所指项目单位,是指采购项目所在单位;本细则所指项目负责人,是指采购项目负责人

第四条  校内分散采购应坚持“节俭办学、资源共享、资产管理与预算管理相结合”的原则。

第五条  项目单位应按照本细则及《南京邮电大学采购招标管理办法》等相关规定组织实施校内分散采购活动。若法律、法规另有规定的,按其规定执行。

 

第二章  校内分散采购活动的组织及职责

第六条  采购招标管理办公室(以下简称“采购办”)是学校分散采购活动的统筹管理部门,负责学校分散采购活动的指导、管理和检查工作。主要职责为:

(一)负责学校分散采购管理制度建设;

(二)负责审定预算金额在5万元以上分散采购项目的实施方式;

(三)负责校内集中采购目录内、校内集中采购限额标准以下采购项目的组织实施;

(四)负责学校网上商城采购的统一管理;

(五)负责学校采购平台的建设与管理;

(六)负责组织分散采购项目合同文本的审核会签;

(七)受理对校内分散采购活动的投诉事项,及时按规定做好答复处理工作;

(八)定期开展校内分散采购活动的专项检查或抽查工作,督促整改分散采购活动中的不当行为等。

第七条  校内分散采购项目的分类归口审核管理

(一)校内分散采购项目根据项目主要内容分别由相应的职能部门进行归口审核管理:

1.教学科研仪器设备购置及维护项目的归口管理部门为实验室建设与管理处;

2.行政办公设备、家具购置及维护等项目的归口管理部门为国有资产管理处;

3.房屋修缮、装饰、改造等项目的归口管理部门为后勤管理处;

4.信息化建设与维护、网络工程项目的归口管理部门为信息化建设与管理办公室;

5.其他采购项目归口管理部门的具体划分见《南京邮电大学采购招标管理办法》相关规定。

(二)校内分散采购项目归口部门的审核管理职责:

1.对分散采购项目需求的合规性、科学性等进行审核、指导;

2.参与合同文本的审核会签,检查督促采购合同的有效履行;

3.参与采购活动中质疑、投诉事项的处理。

(三)校内相关部门对采购项目的审核管理若有其他要求的,应同时遵守其规定。

第八条  项目单位负责对本单位分散采购活动进行日常管理、监督和检查。采购项目负责人作为采购项目第一责任人,对采购项目资金使用和自行组织实施采购活动的合法性、合规性、有效性以及全部申购材料的真实性、完整性负首要责任。

第九条  校内分散采购项目实施前,项目单位应组建由采购项目负责人(或其授权人员,下同)和其他相关人员组成的采购小组,由采购小组按规定组织实施采购活动:

1.对预算金额在2万元以下的采购项目,项目单位应组建由采购项目负责人和1名其他相关人员组成的采购小组;

2.对预算金额在2万元以上、5万元以下的采购项目,项目单位应组建由采购项目负责人和其他相关人员组成、人数为3人及以上单数的采购小组,采购小组中应至少有1人为熟悉采购项目的相关专业技术人员;

3.对预算金额在5万元以上的采购项目,项目单位应组建由采购项目负责人和相关技术人员组成、人数为3人及以上单数的采购小组,采购小组中应至少有1人为非项目所在实验室(课题组、系室、科室)的相关专业技术人员。

第十条  采购小组在项目单位的领导和采购办的指导下,按照规定的方式、程序组织实施分散采购活动。采购小组的职责包括:

1.做好采购前期准备工作,包括:落实采购项目所需经费;进行必要的市场调研;按照合规、完整、明确的原则提出采购项目的技术、服务、安全需求;按规定报项目单位负责人、归口管理部门审批等;

2.根据采购项目实际情况及相关规定,商议提出相应的采购方式、供应商征集方式,并办理审核批准手续;

3.按照规定的程序组织实施采购活动;

4.按照采购文件和响应文件、书面承诺等法定依据,与成交供应商协商、拟订合同文本,并在采购招标管理系统中提交审核流程;

5.加强履约管理,确保合同全面有效履行,及时组织项目验收;

6.受理对自行组织实施采购活动的询问、质疑事项,及时做好答复处理工作;

7. 按照“全程留痕、可追溯”的要求,收集整理采购过程中形成的相关资料(包括报价文件、决策记录等),妥善保管,存档备查。

 

第三章  校内分散采购实施方式

第十一条  采购小组应根据采购项目实际情况,按照规范管理且有利于项目实施的原则选择以下采购方式组织实施:

(一)省级政府采购网上商城(简称网上商城,下同);

(二)省级政府采购协议供货(简称协议供货,下同);

(三)学校设立或指定的采购平台(简称学校采购平台,下同);

(四)其他采购方式

本细则所指其他采购方式,是指除网上商城、协议供货、学校采购平台以外的其他采购方式,包括询价、竞争性谈判、竞争性磋商、邀请招标、单一来源采购等方式。

第十二条  网上商城

对纳入省级网上商城政府采购目录、单项或同批预算金额在网上商城限额标准以下的货物项目,按《江苏省省级政府采购网上商城管理暂行办法》《南京邮电大学网上商城管理实施细则》等规定实行网上商城采购。

第十三条  协议供货

对纳入省级政府采购协议供货范围的货物、服务或工程类项目,按《江苏省省级政府采购协议供货管理暂行办法》等规定实行协议供货采购。

第十四条  学校采购平台

对未纳入省级网上商城政府采购目录和协议供货范围的采购项目,或者已纳入网上商城政府采购目录、但网上商城不能满足需求,或者同品牌、同型号商品通过学校采购平台采购价格更低或服务更优的,可按照本细则及相关平台采购管理实施细则的规定,优先选择在学校采购平台采购。

第十五条  其他采购方式

(一)其他采购方式的适用情形

符合以下情形之一的校内分散采购项目,采购小组可使用其他采购方式组织实施。

1.未纳入省级网上商城政府采购目录和协议供货范围,且学校采购平台不能满足需求的货物类采购项目;

2.未纳入协议供货范围的工程类、服务类采购项目;

3.已纳入网上商城目录,在通过查询、比较后,发现网上商城、学校采购平台均不能满足需求,或者通过其他方式采购比网上商城、学校采购平台均价格更低或服务更优的,采购小组应提供查询记录等价格对比证明材料,经审核同意后可用其他方式采购。若拟以非公开方式征集供应商的,其供应商征集方式应一并送审。

(二)在符合其他采购方式适用情形的基础上,采购小组应根据项目实际情况,选择恰当的以下采购方式组织实施。

1.询价。询价是指采购小组向符合相应资格条件的供应商发出采购项目询价通知书让其报价,供应商按照询价通知书要求一次报出不得更改的价格,采购小组根据质量和服务均能满足询价通知书实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。询价采购方式的适用条件和实施要求,按照本细则规定并参照《南京邮电大学非公开招标采购方式实施细则》相关规定执行。

2.竞争性谈判。竞争性谈判是指采购小组与符合相应资格条件的供应商就采购项目进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价,采购小组经评审和谈判后,从质量和服务均能满足谈判文件实质性响应要求的供应商中,按照最后报价由低到高的顺序确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判采购方式的适用条件和实施要求,按照本细则规定并参照《南京邮电大学非公开招标采购方式实施细则》相关规定执行。

3.竞争性磋商。竞争性磋商是指采购小组与符合相应资格条件的供应商就采购项目进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和最后报价,采购小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分,根据综合评分情况,按照评审得分由高到低顺序确定成交供应商的采购方式。竞争性磋商采购方式的适用条件和实施要求,按照本细则规定并参照《南京邮电大学非公开招标采购方式实施细则》相关规定执行。

4.邀请招标。邀请招标是指采购小组以采购邀请书的方式,邀请三家以上符合相应资格条件的供应商参加采购项目投标,采购小组按照采购文件规定的标准和方法对供应商提交的响应文件进行评审,根据评审得分由高到低顺序确定成交供应商的采购方式。邀请招标采购方式的适用条件和实施要求,按照本细则规定并参照《南京邮电大学非公开招标采购方式实施细则》相关规定执行。

5.单一来源采购。单一来源采购是指采购小组从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购方式的其他适用条件和实施要求,按照本细则规定并参照《南京邮电大学非公开招标采购方式实施细则》相关规定执行。

 

第四章   校内分散采购实施程序

第十六条  校内分散采购项目登记

符合以下情形之一的分散采购项目,在实施采购活动前,采购项目负责人应(在采购招标管理系统中)正确填写《南京邮电大学分散采购项目登记表》,经项目单位负责人、归口管理部门负责人审核同意后报采购办。项目单位应清晰、准确地说明拟采购项目的各项需求,并提出采购方式建议。采购需求应当包括采购对象名称(品目)、数量及需实现的功能或者目标,满足项目需要的所有技术、服务、安全等要求,项目预算,采购对象的交付或实施的时间和地点,采购对象的验收标准等内容。工程类项目还应附工程设计图、工程量清单以及完成项目施工所须具备资质的说明。

1. 修缮、装饰、改造等工程项目;

2. 信息化建设与维护项目;

3.购置教学科研仪器设备、行政办公设备、家具等形成固定资产或无形资产的项目;

4.除上述情形以外,其它预算金额在2万元以上、校内集中采购限额标准以下的项目。

第十七条  确定采购方式

(一)采购小组拟按规定使用网上商城、协议供货、学校采购平台方式采购的,其采购方式不需审核。

(二)采购小组提出使用其他采购方式采购的,根据不同情形,按以下方法进行审核:

1.对预算金额在2万元以下的采购项目,采购小组应依据本细则第十五条等相关规定,审慎判断采购项目是否符合其他采购方式的适用情形,再根据项目实际情况提出拟使用的具体采购方式。采购结束后,采购小组应在《南京邮电大学分散采购记录表》的“其他需要说明的情况”栏目中说明采购项目符合其他采购方式的何种适用情形。

(1)若采购项目符合其他采购方式的第1或第2种适用情形,其采购方式不需审核;

(2)若采购项目符合其他采购方式的第3种适用情形,即采购项目已纳入网上商城目录,在通过查询、比较后,发现网上商城、学校采购平台均不能满足需求,或者通过其他方式采购比网上商城、学校采购平台均价格更低或服务更优的,采购小组应提供查询记录等价格对比证明材料,经项目负责人审核同意后,可用其他方式采购。

2.对预算金额在2万元以上的采购项目,项目负责人应在《南京邮电大学分散采购项目登记表》说明拟使用的具体采购方式及其理由,报项目单位负责人审核。对预算金额大于5万元的项目,采购方式经项目单位负责人审核同意后,还需报采购办负责人审核。采购办根据项目实际情况,对采购小组提出的采购方式进行审核指导。采购小组应按经审核确定的采购方式组织实施采购活动,不得随意变更。

第十八条  组织实施采购活动

(一)对使用网上商城、学校采购平台采购或实行协议供货采购的项目,采购小组按相关方式的规定程序进行采购。

(二)对符合其他采购方式适用情形、预算金额在2万元以下的采购项目,采购小组可根据使用的采购方式,本着质优价廉的原则适当简化程序,提高采购效率。

(三)对符合其他采购方式适用情形、预算金额在2万元以上的采购项目,采购小组应按照以下程序实施采购活动:

1.根据所使用的采购方式要求编制相应的采购公告、采购文件(如谈判文件、磋商文件、询价通知书等)。

2.向供应商发出采购公告、采购文件,邀请其参与采购活动,要求供应商在规定时间内提交响应文件。其中,询价通知书从发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止不少于3个工作日,其他形式的采购公告、采购文件从发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止不少于5个工作日。若以发布公告方式公开征集供应商的,采购公告、采购文件应在采购办网站发布。若以非公开方式征集供应商的,邀请的供应商数量不少于3家(单一来源方式除外,下同)。预算金额在5万元以上的采购项目,应优先选用发布公告方式公开征集供应商。

3.采购小组在采购文件规定的时间、地点召开评审会议,根据规定的评审原则对供应商的产品报价、技术参数、服务承诺和履约能力等因素进行评审后,集体确定合作供应商。

4.除以下情形以外,首次发出采购文件后至响应文件接收截止时间,若实质性响应采购文件的合格供应商数量不足3家的,应重新征集供应商。重新征集后仍不足3家的,采购小组可根据实际情况确定已有合格供应商均参加后续采购程序,或采用其它方式采购。

(1)预算金额在5万元以下的采购项目,采购小组可根据实际情况,直接确定已有合格供应商均参加后续采购程序,或采用其它方式采购。

(2)预算金额在5万元以上的紧急需求采购项目,经采购项目负责人提出书面申请,报项目单位负责人审核同意并报采购办负责人审核批准后,采购小组可根据实际情况确定已有合格供应商均参加后续采购程序,或采用其它方式采购。

5.做好采购过程记录

采购小组应做好采购过程记录,按规定填写《南京邮电大学分散采购记录表》。项目单位应妥善保管所有采购业务资料,按照学校档案管理规定存档备查。

6.成交结果公示

对预算金额在5万元以上的校内分散采购项目,成交供应商确定后2个工作日内,采购小组应将采购文件、成交结果等信息在采购办网站上进行公示,涉及国家秘密和相关商业秘密内容除外。公示期不少于3天。

第十九条  合同的签订

(一)校内分散采购项目合同签订起点金额

1.对使用网上商城方式采购的项目,可不签订经济合同,以网上商城交易信息和交易规则作为履约、违约处理和采购资金支付依据。

2.对使用网上商城以外方式采购的项目,成交金额在2万元以上的应签订经济合同,成交金额在2万元以下的可根据项目具体情况确定是否签订经济合同。

(二)校内分散采购项目合同的拟订、审核会签

自成交通知(书)发出之日起30日内,采购小组应与成交供应商按照采购文件和响应文件、书面承诺等法定依据协商、拟订合同文本。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,项目单位可向采购办提出申请,由其组织项目单位、归口管理部门及法律、技术专家参与合同洽谈。拟订好的合同文本在履行审核会签程序后,按规定的授权、方式进行签发。

第二十条  合同履行和采购验收

经济合同签订后,项目单位作为学校执行主体,项目负责人应加强合同履约验收的过程管理,项目单位负责人应加强本单位采购项目经济合同执行情况的监督检查。

 

第五章  询问、质疑、投诉事项的处理

第二十一条  项目单位若收到参与相关项目采购活动的供应商提出的询问、质疑书面材料,采购小组应负责调查处理,在收到询问材料后3个工作日内、收到质疑材料后5个工作日内向供应商作出答复,并告知质疑人若对答复结果不满意,其可在答复期满后5个工作日内向采购办提起投诉。

第二十二条  采购办收到书面投诉材料后应开展投诉调查,在收到投诉材料后10个工作日内对投诉事项作出处理意见,并将处理意见告知投诉供应商。采购办处理投诉事项,需要检验、检测、鉴定、专家评审以及需要投诉人补正材料的,所需时间不计算在投诉处理期限内。

第六章  纪律与监督

第二十三条  项目单位应按照权责统一的要求,切实履行采购主体责任,强化自我约束和自我规范,自觉遵守政府采购、招投标法律法规和学校规章制度。

第二十四条  任何单位和个人不得将应当以校内集中采购形式组织实施的采购项目化整为零或者以其他任何方式规避集中采购。在一个预算年度内,项目单位将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务采用分散采购形式多次采购,累计资金数额达到校内集中采购限额标准以上的,属于以化整为零方式规避集中采购,但项目预算调整或者经批准采用分散采购形式实施除外。

第二十五条  参与校内分散采购活动的工作人员如与供应商有《政府采购法实施条例》第九条所列应当回避的利害关系之一的,应主动回避。

第二十六条  采购办定期对校内分散采购活动进行专项检查或抽查。对项目单位或项目负责人有以下行为的,采购办应当要求其说明和改正。经采购办提出后拒绝改正的,采购办可暂停或取消该项目实施。同一单位或项目负责人同一年度内出现以下行为3次以上的,采购办应要求其整改,在整改期间视情况暂停相关采购项目的实施。

(一)采购需求超出采购预算和采购计划,未履行相应审批手续的;

(二)采购需求存在以不合理条件对供应商实行差别待遇、歧视待遇情形的;

(三)采购需求中包含与本项目实施无关的条件和要求的;

(四)采购申请审批后要求变更采购申请或采购需求中实质性内容的;

(五)无合理理由要求取消已经批准的采购项目,或无正当理由拒绝与成交供应商签订采购合同的;

(六)采购信息应该公开而未公开的;

(七)其他违反法律法规和学校规定的情形。

第二十七条  采购招标工作监督小组对分散采购活动进行监督检查,并及时纠正采购活动中的违规、违法行为。对参与校内分散采购活动的工作人员涉及滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊等违规违纪行为的,视情节轻重,由学校按校纪校规给予相应处分;涉嫌犯罪的,移交司法部门处理。

 

第七章  附  则

第二十八条  项目单位应根据《南京邮电大学采购招标管理办法》及本细则等规定,按照“职责清晰、权责对等、相互制约” 的原则制定本单位分散采购实施细则,明确采购活动的决策和执行程序,强化采购人员的职业道德和工作职责,进一步加强各个采购环节的内部控制管理。

第二十九条  本细则所称“以上”含本数,“以下”不含本数。

第三十条  本细则由采购招标管理办公室负责解释。

第三十一条  本细则自印发之日起施行。南京邮电大学颁发的其他文件规定与本细则有冲突的,以本细则为准。

 

 

附件:

1.南京邮电大学分散采购项目登记表

2.南京邮电大学分散采购记录表

3.南京邮电大学分散采购信息公开模板

4.南京邮电大学分散采购流程图

 二○二○年十月三十日


南京邮电大学校长办公室 2020年10月30日印发




附件1

南京邮电大学分散采购项目登记表

                                            分散采购编号:FSCG-

采购项目名称


项目类别

 

□货物

□服务

工程

采购项目单位


项目预算

              万元

□信息化建设项目    □修缮、装饰、改造等工程项目    □教学科研仪器设备   

□行政办公设备      □家具      □软件    其他

是否接受进口产品     □是否急需                        

采购项目概况

主要包括:采购对象名称(品目)、数量及需实现的功能或者目标,满足项目需要的所有技术、服务、安全等要求,采购对象的交付或实施的时间和地点,采购对象的验收标准等内容。工程类项目还应附工程设计图、工程量清单以及完成项目施工所须具备资质的说明。(填写后请删除斜体说明内容)

采购方式

拟使用采购方式

□网上商城

□协议供货

□学校采购平台

□其他采购方式(请选择下列具体方式)

□询价  □竞争性谈判   □竞争性磋商  □邀请招标  □单一来源  

不在网上商城平台采购原因

(采用其他采购方式填写)

□非网上商城目录内货物

□平台不能满足需求(须提供网上商城询价记录)

□其他方式价格更低或者服务更优(须提供网上商城询价记录)

不在学校采购平台采购原因

(采用其他采购方式填写)

□平台不能满足需求

□其他方式价格更低

供应商征集方式

□公开征集     □随机抽取    □书面推荐    □其他

具体理由(可附材料):

审批流程

采购项目负责人

                                    

项目单位负责人

               

归口管理部门

 

               

采购办

 

                                                             




附件2

京邮电大学分散采记录表

                                            分散采购编号:FSCG-

采购项目名称


项目类别

□货物

□服务

工程

采购项目单位


项目预算

             万元

□信息化建设项目    □修缮、装饰、改造等工程项目    □教学科研仪器设备   

□行政办公设备      □家具      □软件    其他

是否接受进口产品     □是否急需                        

采购项目概况

主要包括:采购对象名称(品目)、数量及需实现的功能或者目标,满足项目需要的所有技术、服务、安全等要求,采购对象的交付或实施的时间和地点,采购对象的验收标准等内容。工程类项目还应附工程设计图、工程量清单以及完成项目施工所须具备资质的说明。(填写后请删除)

采购记录

采购方式


确定成交供应商的原则

□最低报价法 □综合评分法  

□其他方法(说明具体方法)

评审时间


评审地点


响应供应商

报价

品牌规格、主要服务承诺

(供应商1



(供应商2



(供应商3



(供应商4



成交结果

成交供应商:

成交金额:

其他需要说明的情况


采购小组

签字

 

                                                           

项目单位

审核意见

 

                                                           



附件3

 

南京邮电大学分散采购信息公开模板

 

成交公示

 

1.项目编号

2.项目名称:

3.供应商名称:

4.中标(成交)金额:可填写下浮率、折扣率或费率

5.主要标的信息:

6.公告期限:

自本公告发布之日起3日。

7.凡对本次公告内容提出询问,请按以下方式联系。

项目联系人:

电   话:

联系地址:

 

 

              项目采购小组

 

                


附件4

南京邮电大学分散采购流程图


 

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