关于进一步规范采购招标管理、经济合同管理等相关工作的通知

各单位、各部门：

为进一步规范学校采购活动，完善经济合同管理，优化采购流程，保障采购质量，加强内部控制建设，维护学校利益，现就进一步规范采购招标管理、经济合同管理等相关工作通知如下。

一、进一步加强采购项目需求与决策管理

各项目单位在申报采购项目以前，应根据法律法规、相关政策、预算安排及绩效目标、采购管理制度、市场状况，结合采购项目特点和实际需要，科学合理确定采购需求，进行价格测算。必要时，可邀请相关专业人员或者第三方机构参与咨询论证。

项目单位及项目负责人应确保项目实施采购前已同时具备下列条件：

（一）采购计划已获批准。

（二）采购项目的经费已经落实。

（三）具体项目单位和经办人员已经确定。

（四）按规定应履行项目决策、审批、审核、备案手续的，相关手续已完备。其中，涉及“三重一大”的事项，应提前联系相关部门，严格按相关决策制度实施。

项目单位在采购招标管理系统中提交集中采购项目申请时，应当提供以下资料：

（一）项目名称、预算金额、经费来源及经费代码。

（二）批准项目的有关决策文件或说明材料。

（三）拟采购项目的采购需求、最高限价、供应商特定资格条件、合同文本、履约验收方案，以及采购方式、评审规则建议等。

（四）项目论证、需求调查等相关材料。

（五）其他相关材料。

二、进一步规范经济合同签订工作

属于《南京邮电大学经济合同管理办法》管理范围内的各类经济合同，无论金额大小，应当在履行《南京邮电大学经济合同管理办法》规定的合同审批管理程序后，按规定签署，并加盖南京邮电大学经济合同专用章。

校内任何部门、单位均不得使用本部门、单位公章对外签订经济合同。未经审核或授权，校内任何单位和个人不得以学校名义或学校所属非法人单位、部门名义对外订立经济合同。对违反程序和规定擅自对外签订经济合同以及超越学校授予权限签订经济合同等行为，学校将按照《南京邮电大学经济合同管理办法》等校规处理。

三、进一步加强采购合同定价方式的管理

项目单位、归口管理部门、采购办应进一步加强对工程类等经济合同的审核管理，合同中应明确采购合同的定价方式标准，确保后续审计工作的有效实施。

采购合同应当根据法定适用情形和采购需求特点采用固定总价或者固定单价等定价方式。对于采购时可以准确估算采购成本的情形，应当选择固定价格的合同定价方式。合同订立时采购数量能够确定的，应当采用固定总价的定价方式；合同订立时采购数量无法确定的，应当采用固定单价的定价方式。

合同履行中因国家政策变化、物价调整等情形可能导致合同价格发生重大变化，不进行调整显失公平的，应当在合同订立时约定合同价款调整的条件和方法。

四、进一步加强采购合同价款调整的管理

项目单位和项目负责人应认真进行市场调研，编制采购预算，加强履约管理，严控合同价款调整，对引起合同价款调整的工程变更等事项的必要性、可行性、合理性、合规性等进行充分论证，及时组织合同履行相关单位（如工程项目的施工、设计、监理、跟踪审计等单位）会商一致，做好价款调整测算，严格按照《南京邮电大学经济合同管理办法（试行）相关规定》，履行相关报批程序。

采购办应加强对合同价款调整的审核，严格实施分级审批流程，确保相关法律法规和学校规章制度的严格执行。重大调整按照学校“三重一大”决策制度要求实施。

五、进一步加强校内分散采购管理

项目单位和项目负责人应当严格执行《南京邮电大学校内分散采购管理实施细则 （试行）》相关规定，加强对校内分散采购活动的管理。

项目单位和项目负责人要确保采购项目立项的合规性、科学性。严格按采购需求和市场调研情况确定项目预算，能够合并采购的应当尽量合并采购，严禁“化整为零”规避采购流程。所有预算金额在2万元以上的项目以及预算金额在2万元以下的工程项目、信息化建设与维护项目、形成固定资产的项目等，应当按规定先在采购招标管理系统中实施采购登记。

项目单位和项目负责人要采用合适的采购方式，按规定的采购流程实施采购。采购办和相关部门将进一步加大检查力度，对分散采购中不规范的行为及时提醒、纠正，推进制度的有效执行。

各单位、各部门要将本通知要求传达到每一位教职工，加强对采购招标和经济合同业务的监管，落实采购主体责任，确保相关法律法规和学校规章制度的有效执行。

                                                采购招标管理办公室

                                                                                                                2025年2月20日