南京邮电大学采购档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强学校采购档案管理工作，维护学校采购档案的真实、安全与完整，有效利用采购档案资源，进一步规范学校采购流程，根据《中华人民共和国政府采购法》、《江苏省政府采购档案管理暂行办法》（苏财规〔2009〕10号）等法规文件和《南京邮电大学档案管理办法》（校发〔2015〕25号）、《南京邮电大学采购招标管理办法》（校发〔2018〕30号）等校内制度的规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称采购档案是指在采购活动中形成的、具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式（载体）的历史记录。

第三条  本办法适用于学校各类采购档案的归集、管理、使用和销毁等活动。

第四条  采购档案实行“谁组织、谁负责”。采购招标管理办公室（以下简称采购办）、项目单位应加强采购档案的管理，维护档案的完整、准确与安全。

第五条  采购办、项目单位、项目负责人、采购活动相关工作人员都有保护采购档案的义务。

第二章  采购档案的范围和内容

第六条  学校采购档案的范围主要包括：

（一）校内集中采购项目的采购活动记录及相关文件资料；

（二）校内分散采购项目（仅指根据《南京邮电大学校内分散采购管理实施细则 （试行）》规定需要进行项目登记的校内分散采购项目，下同）的采购活动记录及相关文件资料；

（三）委托采购项目的采购活动记录及相关文件资料；

（四）按照《南京邮电大学经济合同管理办法（试行）》管理的采购合同资料；

（五）验收证明资料；

（六）其它与采购项目相关的需要存档的资料。

第七条 校内集中采购项目的采购活动记录及相关文件资料具体包括：

（一）采购项目登记资料

1.采购项目登记表；

2.采购预算、采购意向等相关资料；

3.相关审批、审核、备案手续资料；

4.采购方式申请及批准资料（会议纪要等）；

5.专家咨询论证资料。

（二）采购前期准备文件资料

1.采购文件及确认记录（会议纪要、会签记录等）及对其进行必要澄清、修改说明和答疑记录；

2.采购公告、资格预审公告（如有）及其变更公告；

3.采购方式变更申请、审批材料；

4.专家咨询论证记录；

5.获取采购文件或资格预审（如有）文件的供应商名单登记表；

6.供应商资格预审的审查情况（如有）。

（三）项目开标（谈判、询价）文件资料

1.投标（响应）文件及有关资料；

2.在递交投标（响应）文件截止时间前供应商对递交的投标（响应）文件进行补充、修改或撤回的记录；

3.投标（响应）文件递交记录；

4.样品送达及编号记录；

5.开标一览表；

6.开标（谈判、询价）过程有关记录及供应商确认情况；

7.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。

（四）项目评审文件资料

1.选定评审专家相关材料、评审专家签到表、评委声明、评审工作纪律记录；

2.评审过程记录（包括资格审查记录、符合性审查记录、评委的评审记录、评分表、评分汇总表等）；

3.供应商的书面澄清记录、承诺书等；

4.评审报告；

5.评审过程中其他需要记载的事项。

（五）项目中标（成交）文件资料

1.采购结果公告（公示）记录；

2.中标（成交）通知书；

3.变更采购结果的记录；

4.与中标（成交）相关的其他文件资料。

（六）采购活动其他资料

1.供应商质疑材料、处理过程记录及质疑答复资料；

2.采购过程中的音像资料等。

第八条  校内分散采购项目的采购活动记录及相关文件资料具体包括：

（一）采购项目登记资料

1.采购项目登记表；

2.相关审批、说明材料。

（二）采购实施过程资料

1.采购公告（预算5万元以上）、询价邀请；

2.响应（报价）文件；

3.分散采购记录表；

4.成交公示（预算5万元以上）；

5.竞价网、网上商城交易记录等。

（三）采购活动其他资料

1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复资料；

2.网上商城采购台账等。

第九条  委托采购项目的采购活动记录及相关文件资料具体内容由代理机构根据相关法律法规和委托代理合同约定确定。

第十条  采购合同资料具体包括：

（一）年度经济合同汇总表；

（二）经济合同审核会签表；

（三）采购合同；

（四）采购合同变更、修改、中止或终止等相关资料（会议纪要、项目单位说明材料等）。

第十一条  验收证明资料具体包括：

（一）项目验收记录；

（二）验收报告；

（三）验收备案表；

（四）其他验收文件资料。

第三章  采购档案的归集和保管

第十二条  采购档案的归集职责

（一）学校集中采购项目的采购活动记录及相关文件资料由采购办负责归集。

（二）校内分散采购项目的采购活动记录及相关文件资料

校内分散采购网上商城采购台账等管理档案由项目单位安排专人负责归集，具体项目的相关资料由项目负责人负责归集。

（三）委托采购项目的采购活动记录及相关文件资料

委托学校入围采购代理机构组织采购的项目，相关资料按规定由采购代理机构归档的，采购办应当督促采购代理机构及时将相关资料备份报送学校，采购办负责归集。

（四）采购合同资料

采购合同资料由采购合同印章管理部门负责归集，其中盖学校经济合同专用章的采购合同资料由采购办负责归集，同时项目负责人应至少归集一份合同原件。

（五）验收证明资料

学校集中采购项目的验收证明资料，按规定上传采购招标管理系统备案的，相关原件由项目负责人负责归集。校内分散采购项目的验收证明资料由项目负责人负责归集。

（六）其他文件资料由采购档案材料形成单位负责归集。

第十三条  采购档案的归集要求

（一）内容齐全完整；

（二）规格标准统一；

（三）要求是原件的，不可用复印件替代；

（四）签名、印鉴手续齐全。

第十四条  采购档案的归集原则

学校集中采购项目的采购活动记录及相关文件资料按年份、项目编号依次归集；

校内分散采购项目的采购活动记录及相关文件资料按项目归集；

采购合同资料应按照《南京邮电大学合同管理办法（试行）》（校发〔2021〕108号）相关规定按年份、合同编号归集；

其他采购档案按年份、类别依次归集。

第十五条  采购档案的归档和保管

在学校档案馆统一归档范围内的采购档案应按学校规定移交档案馆归档，由学校档案馆保管。立卷原则、归档要求、归档时限等按学校档案管理要求执行。符合条件的可以用电子档案方式保存。

不在学校档案馆统一归档范围内的采购档案，由采购档案材料形成单位根据本单位管理要求安排专人或要求项目负责人妥善保管，优先以电子档案方式保存。作为校内分散采购项目立项登记审核的材料，相关审批、说明材料应在采购招标管理系统立项登记时上传保存；作为校内分散采购记录备案的材料，校内分散采购项目采购实施过程资料应在采购招标管理系统备案时上传保存；验收证明资料应在验收完成后一周内上传保存。若供应商响应文件等材料因页数较多、上传工作量较大的，可以上传报价表、技术参数及商务条款响应表、服务承诺等关键页，纸质材料由项目单位安排专人或要求项目负责人妥善保管。

第十六条  采购档案的保存期限

除另有规定外，学校采购档案自采购结束之日起至少保存十五年。

第四章  采购档案的使用和销毁

第十七条  采购档案主要供档案材料形成单位和相关采购监管部门使用，学校纪检、巡察、审计等部门或上级主管单位因工作需要可在办理登记手续后查阅采购档案。

除法律另有规定外，未经批准，不得擅自查阅、复印或出借采购档案。

第十八条  采购档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第十九条  在学校档案馆保管的采购档案，其查阅、摘录、复制、到期销毁等执行学校档案管理相关规定。

第二十条  采购档案材料形成单位保管的采购档案，其查阅、摘录、复制、到期销毁等由各单位根据《南京邮电大学档案管理办法》和本单位管理要求自行规定。

第五章  纪律与监督

第二十一条  各单位的采购档案管理工作应当接受学校档案馆的业务指导和采购监督部门的监督检查。

第二十二条  相关单位和人员违反规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，依照《中华人民共和国政府采购法》第七十六条等规定处理。

第二十三条  相关单位和人员有《南京邮电大学档案管理办法》第三十八条所列其他违规行为的，按《南京邮电大学档案管理办法》相关规定处理。

第六章　附  则

第二十四条  本办法由采购办负责解释。

第二十五条  本办法自修订发布之日起施行，原《南京邮电大学采购招标项目档案管理办法》（采发〔2017〕1号）同时废止。

                                                                                                                                     南京邮电大学

                                                                                                                                    2022年9月29日